Eine Modernisierungsentscheidung, die Sie intern weitergeben können.
Vergleichen Sie Optionen, dokumentieren Sie Annahmen und formulieren Sie einen konkreten Entscheidungsauftrag. Alle Vorlagen sind frei nutzbar und ohne Registrierung verfügbar – als PDF oder Excel für die Weitergabe, als Markdown für die Bearbeitung.
Weiterbetreiben, modernisieren oder ersetzen?
| Option | Spricht dafür | Vor Entscheidung prüfen |
|---|---|---|
| Weiterbetreiben und absichern | Geringer Änderungsbedarf, stabiler Betrieb, unterstützte Plattform. | Wissensrisiken, Wiederherstellung, Abhängigkeiten und Support der konkreten Versionen. |
| Schrittweise modernisieren | Wertvolle Fachlogik, wachsender Änderungsbedarf, abgrenzbare Funktionen. | Testbarkeit, Datenhoheit, Schnittstellen und Kosten des Parallelbetriebs. |
| Ersetzen | Standardsoftware deckt den Bedarf oder bestehende Grenzen verhindern die Geschäftsstrategie. | Fachliche Lücken, Datenmigration, Vertragsbindung, Schulung und Umschaltung. |
Bewerten Sie jede Option gemeinsam mit Fachbereich und Betrieb. Fehlende Daten sind eine Aufgabe für das Assessment, kein Grund, einen scheinbar präzisen Punktwert zu vergeben.
Business Case: Kosten und Nutzen getrennt erfassen
Nutzen Sie für alle Optionen denselben Betrachtungszeitraum. Trennen Sie Einmalaufwand, wiederkehrende Ausgaben, intern gebundene Kapazität und unsichere Zusatzerlöse. Erfassen Sie Parallelbetrieb und eine Reserve für unklare Abhängigkeiten ausdrücklich.
Zusatzerlöse werden separat als Szenario ausgewiesen. Freie Teamkapazität ist erst dann eine Auszahlungseinsparung, wenn Ausgaben tatsächlich entfallen.
Füllen Sie ein vorsichtiges, ein erwartetes und ein günstiges Szenario aus. Dokumentieren Sie pro Annahme Quelle, Verantwortlichen und Datum. Bei größeren Vorhaben gehören Zahlungszeitpunkte und Finanzierungskosten in die Abstimmung mit Finance.
Budgetvorlage für Geschäftsführung und Vorstand
- Entscheidung: Welcher Betrag soll für welche abgegrenzte Phase freigegeben werden?
- Geschäftsauswirkung: Welche Liefertermine, Betriebsabläufe oder Kosten sind betroffen?
- Alternativen: Was passiert bei Weiterbetrieb, Modernisierung oder Ersatz?
- Evidenz und Annahmen: Welche Werte sind gemessen, welche geschätzt?
- Freigabekriterien: Was muss der Pilot zeigen, bevor die nächste Phase beginnt?
- Verantwortung: Wer entscheidet, liefert und berichtet zu welchem Termin?
Checkliste für ein Architektur-Review
- Geschäftsziel und konkrete Prüffrage.
- Systemübersicht, zentrale Schnittstellen und Datenflüsse.
- Verantwortliche Teams und externe Dienstleister.
- Technologieversionen, Verträge und bekannte Supportfristen.
- Deployment-, Incident- und Wiederherstellungsdaten, soweit vorhanden.
- Betriebskosten, interne Aufwände und geplante Änderungen.
- Vorgaben zu Zugängen, Vertraulichkeit und Ergebnisempfängern.
Wenn Unterlagen fehlen, kennzeichnen Sie die Lücke. Für ein erstes Gespräch genügt eine Beschreibung; Zugänge und vertrauliche Daten werden erst im vereinbarten Rahmen bereitgestellt.
Gemeinsam zu einer Entscheidung kommen
Ein Architektur-Review schafft die technische Grundlage. Für die laufende Abwägung mit einem erfahrenen Gegenüber eignet sich CTO-Sparring.
Vorlagen ausgefüllt – und jetzt?
Gehen wir Ihre Annahmen, Optionen und den Business Case gemeinsam durch: 60 Minuten, vertraulich, mit einer Einschätzung, wo die Entscheidung noch Lücken hat.